Ambtelijk secretaris
Gepubliceerd op 2023-01-31
Binnen een OR is het altijd belangrijk dat bepaalde basistaken worden uitgevoerd. Bij die basistaken horen notuleren, vergaderingen plannen, agenda’s opstellen en nog veel meer. Die taken komen meestal terecht bij een secretaris. Dit kan een lid van de OR zijn, maar er kan ook besloten worden om een persoon die geen lid is van de OR aan te stellen. Volgens artikel 14 WOR moet je in het reglement iets opnemen over ‘het secretariaat’ van de OR.
Vooral als er veel zaken spelen kan het van belang zijn dat er een persoon is die het overzicht goed bewaart, die een centraal aanspreekpunt voor de bestuurder en werknemers is en die vooral goed georganiseerd is. Er kan besloten worden tot het aanstellen van een ‘ambtelijk secretaris’. Soms is de bevoegdheid van de OR om een ambtelijk secretaris aan te stellen verwoord in de cao, maar anders moet de OR erover in gesprek met de werkgever.
De ambtelijk secretaris is namelijk een werknemer, in dienst van werkgever en die betaalt daarmee ook zijn loon. Dus moeten er afspraken zijn over bijvoorbeeld de omvang van het dienstverband. Een ambtelijk secretaris is geen onderdeel van de OR en doet dus ook niet mee in OR-discussies.
Verder met ambtelijk secretaris
Voor een OR overgaat tot het verzoek aan werkgever om een ambtelijk secretaris, is het goed om er ook met de hele OR achter te staan. Op het moment dat de OR overgaat tot een vacature voor een ambtelijk secretaris, is het goed als zij zich realiseert dat deze persoon een bijzondere verhouding heeft tot het bedrijf. Zijn functioneel leidinggevende is namelijk de OR. Die moet dus ook zorgen voor afspraken rondom functioneren. Maar uiteraard houdt de ambtelijk secretaris een hiërarchisch leidinggevende, al mag die geen opdrachten geven rondom zijn werk als ambtelijk secretaris. Ondanks dat hij geen deel is van de OR, geniet hij wel ontslagbescherming uit de WOR (artikel 21 WOR).
Taken van de ambtelijk secretaris
Maar wat doet nu een ambtelijk secretaris? Het zou te ver gaan in dit artikel om alle (mogelijke) taken uitvoerig te behandelen. Door de Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen (VASMO) zijn er drie functieniveaus opgesteld. De eerste is de hiervoor al genoemde ambtelijk secretaris die zich bezig houdt met administratieve en organisatorische taken. Hij verzorgt correspondentie, bereidt vergaderingen voor en ondersteunt bijvoorbeeld de verkiezingscommissie. Er kan ook gekozen worden voor een variant waarin de ambtelijk secretaris meer als beleidsmedewerker functioneert. In dat geval zorgt hij bijvoorbeeld ook voor naleving van procedures, is hij betrokken bij het opstellen van agendapunten, vat hij notities van werkgever samen, kan ook meewerken aan het voorbereiden van notities van de OR en kan zelfs het scholingsplan voor de OR opstellen. Als laatste wordt er nog een ambtelijk secretaris onderscheiden die meer gezien wordt als een adviseur van de OR. Hij is dan meer bezig met beleidsmatig terrein dan de oorspronkelijke secretariële functies. Hij kan bijvoorbeeld actief betrokken zijn bij het opstellen van onderdelen van het bedrijfsplan, adviseren bij een jaarplanning, kan beleidsnota’s opstellen en nog veel meer.
Uiteraard maakt het heel veel uit wat voor soort ondersteuning de OR wenst. De verschillen in de functie maken namelijk ook nog uit voor de zwaarte en de competenties die mensen in huis moeten hebben om deze functie te kunnen vervullen. Er wordt soms ook voor gekozen (in grote ondernemingen) om twee personen aan te stellen, daarbij kan de eerste vooral de secretariële ondersteuning doen en een tweede zich bezighouden met de meer adviserende taak.
Er kan ook voor gekozen worden om zowel een gekozen als een ambtelijk secretaris aan te stellen. Uiteraard is het ook dan van belang in het OR-reglement heel duidelijk de rolverdeling tussen deze beide personen te beschrijven.
Zie voor meer informatie de website van de Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen in Nederland, www.vasmo.nl.
