Communicatie met de achterban

OR en fouten communiceren aan uw achterban

De OR doet altijd haar best om positieve zaken voor de werknemers voor elkaar te krijgen. Soms lukt dat niet of geeft u zelfs instemming op een verkeerd besluiten. Ook fouten zult u aan de achterban moeten vertellen en dat is heel moeilijk!

Ondernemingsraden willen en moeten zich profileren naar de achterban. Het is belangrijk dat het duidelijk is waar de OR mee bezig is en welke successen zij behaald heeft. Maar wat als de boodschap niet positief is? In tijden van crisis heeft de OR vaak minder goed nieuws. Reorganisaties, gedwongen ontslagen, geen loonsverhogingen, geen 13e maand en kostenbesparingen. En wie wil deze boodschap aan de achterban brengen?

Het is uw plicht als ondernemingsraad om de achterban te informeren. En laat het niet aankomen op het feit de communicatie tegelijkertijd plaatsvindt met het bericht van de bestuurder. Maak inzichtelijk voor uw achterban waar u de afgelopen periode mee bezig bent geweest en hoe een en ander tot stand gekomen is. Voor welk verzoek heeft u instemming verleend en over welke deel heeft u advies uitgebracht? Laat de achterban ook zien hoe u tot een bepaald besluit bent gekomen en welke ‘deal’ u heeft gemaakt. En waarom steunt u als OR een bepaald besluit van uw bestuurder?

Laat er binnen de OR een strategie zijn wanneer een en ander bekend wordt gemaakt en denk hier van tevoren over na. Anders bestaat de kans dat iets eerder via derden naar buiten komt, dan vanuit de OR. Ga ook een bepaald besluit van de bestuurder niet inhoudelijk verdedigen, dit is de verantwoordelijkheid van de bestuurder.

Zorg dus voor een goede communicatiestrategie en maak een eigen plan voor de communicatie van uw OR. Begin zo snel mogelijk met communiceren over lastige/complexe advies- en/of instemmingstrajecten. Sluit eventueel aan bij de communicatie van de bestuurder, maar let wel op een eigen vorm van communicatie en blijf herkenbaar als OR! De werkgever is verantwoordelijk voor de communicatie van het besluit en de gevolgen, de OR informeert over de eigen rol, de inbreng en de adviezen en zienswijzen. Het komt in de praktijk veel voor dat de achterban toch met vragen komt over de inhoud van een besluit, wees hier duidelijk over!

Slecht nieuws kunt u het best meteen meedelen aan uw achterban. Draai er niet omheen en geef aan hoe de OR tot dit besluit is gekomen. Weerstand krijgen is vervelend, maar waarschijnlijk niet te voorkomen. U kunt ervoor kiezen om dat door te geven via de e-mail, maar wat is dan de beste tijd om uw achterban wel onder ogen te komen? Blijf dus communiceren met uw achterban, ook al is het moeilijk!

Meestal komt slecht nieuws niet uit de lucht vallen! Er blijft niet veel geheim binnen een organisatie en ook de OR kan zich niet in stilzwijgen hullen tijdens een crisis. Communiceer altijd, ook al is er niet veel nieuws te melden. Laat u niet weerhouden om te communiceren, omdat de werkgever dit niet wil. Heeft u niets nieuws over de inhoud, communiceer dan over het proces. Kortom; denk vanaf het begin na over hoe, wanneer en wat uw OR wil communiceren.

Wat moet de OR wettelijk voor zijn achterban doen?

Een OR is een gekozen vertegenwoordiging van het personeel, maar is eenmaal gekozen nagenoeg geheel vrij in zijn opstelling naar de vertegenwoordigden. In ieder geval is er geen stelsel van 'last of ruggespraak'.

De WOR kent alleen enkele bepalingen over de communicatie met de achterban. De OR moet zijn agenda's en notulen in de organisatie bekend maken en een jaarverslag verspreiden. De manier waarop is waarschijnlijk in het OR-reglement vastgelegd.

Voor de OR is het uitermate belangrijk om een goede communicatie met de achterban te hebben. Daarbij worden er zowel vanuit de OR als vanuit de achterban informatie en meningen uitgewisseld. Op die manier weet de OR wat er leeft en weet de achterban wat de OR doet.

De communicatie kan verbeterd worden door verspreiding van nieuwsbrieven, intranet, achterbanvergaderingen e.d.

Tips voor verbetering van de communicatie met de achterban.
De 5 belangrijkste:

• Dé achterban bestaat niet. Kies voor een doelgroepbenadering, omdat u nooit met dezelfde persoon te maken hebt, maar met verschillende afdelingen en achtergronden.
• Schriftelijk communiceren is makkelijker, maar minder effectief dan praten.
• Laat zien dat de OR werkt! Meet de behaalde resultaten breed uit en vertel ook eerlijk waarom sommige dingen niet gelukt zijn.
• Laat de achterban de OR-agenda meebepalen. Vraag waar ze tegenaan lopen, waar de OR aandacht aan moet besteden.
• Stop minstens zoveel tijd in het contact met de achterban als in dat met de bestuurder.