Instemmingsrecht

In onze onderneming geldt voor een aantal functies dat bij het aannemen van nieuwe medewerkers een verklaring omtrent het gedrag (VOG) verplicht wordt gesteld. Wij willen graag weten wat de OR hierover te zeggen heeft.

Voor bepaalde functies is een VOG verplicht gesteld door het ministerie van OCW. Voor functies waarvoor een VOG niet verplicht is, zal de bestuurder in samenspraak met de OR moeten nagaan of hij de VOG als een verplichting wil laten gelden. Er zullen duidelijke criteria moeten worden bepaald waarom de bestuurder voor bepaalde functies een VOG verlangt, terwijl dat kennelijk tot op heden niet gevraagd werd voor deze functies. De regeling die hierover gemaakt wordt, valt onder het instemmingsrecht van de OR.

Instemming van werknemers

Instemming van de ondernemingsraad voor de wijziging van het personeelshandboek, betekent nog geen automatische instemming van alle werknemers. Zowel bij de invoering als bij het wijzigingen van sommige bepalingen uit het personeelshandboek is er instemming nodig van de ondernemingsraad.

Voor de vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling met een van de navolgende onderwerpen is instemming van de ondernemingsraad nodig:

• een regeling voor een pensioenverzekering, een winstdelingsregeling of een spaarregeling;
• een werktijd- of een vakantieregeling;
• een belonings- of een functiewaarderingssysteem;
• een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim of reïntegratiebeleid;
• een regeling over het aanstellings- ontslag- en bevorderingsbeleid, personeelsopleiding of beoordeling, bedrijfsmaatschappelijk werk, werkoverleg en een regeling voor de behandeling van klachten;
• een regeling over de registratie van, de omgang met en de bescherming van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen; en
• een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeel.

Instemming van de ondernemingsraad is niet vereist als de betrokken aangelegenheid al inhoudelijk in de cao (collectieve arbeidsovereenkomst) is geregeld.

Vervolgens moeten de werkgever en de ondernemingsraad ten minste eenmaal overleg hebben gehad over het voorgenomen besluit. Na het overleg dient de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en gemotiveerd zijn beslissing aan de werkgever mede te delen.

De werkgever dient op zijn beurt de ondernemingsraad mede te delen welk besluit hij heeft genomen en op welke datum hij het besluit zal uitvoeren.

De instemming van de ondernemingsraad betekent niet automatisch dat alle werknemers met het besluit van de ondernemer hebben ingestemd. In principe is een individuele werknemer daardoor niet direct gebonden aan een eventuele verandering. Als een werknemer bezwaar maakt tegen de invoering, wijziging of intrekking van een regeling, dan zal wel meewegen dat de ondernemingsraad heeft ingestemd, zeker als de instemmingsprocedure zorgvuldig is verlopen.

Uiteraard is het daarom goed dat de ondernemingsraad ook inzicht geeft aan de achterban hoe zij tot een besluit is gekomen en hoe zij dit hebben laten wegen. Wellicht is het ook handig om als OR inzichtelijk te maken wat er voor bepaalde arbeidsvoorwaarden in de plaats is gekomen en wat juist niet en hoe dit ook doorwerkt in de toekomst. Voor de achterban is het vaak al een geruststelling dat er zorgvuldig naar is gekeken en dat een ondernemingsraad soms ook ‘verplicht’ in moet stemmen, omdat de wijzigingen vanuit de politiek worden opgelegd.

Let dus als OR goed op de communicatie met de achterban, zo kan een verschil van inzicht over arbeidsvoorwaardelijke wijzigingen tussen werkgever en werknemer eventueel voorkomen worden.

Moet de ondernemingsraad altijd instemming vragen van de achterban?

Er is geen wettelijke bepaling die aangeeft hoeveel contact de ondernemingsraad met zijn achterban moet hebben. Tevens staat nergens vermeld of een OR wel of niet beslissingen mag nemen zonder overleg met die achterban. Het gaat daarmee echt om de visie van de ondernemingsraad in kwestie. Sommige ondernemingsraden kiezen ervoor om grotendeels zelfstandig te opereren zonder overleg met de achterban. Dit kan een beetje gezien worden als de landelijke politiek: er zijn verkiezingen en met dat je verkozen bent als vertegenwoordiging heb je ook automatisch mandaat om te handelen.

Aan de andere kant zijn er ook ondernemingsraden die voor vrijwel iedere beslissing met de achterban in overleg gaan. Zeker als de OR niet echt een goede afspiegeling is van de werkvloer, kan dit zinvol zijn en voor meer draagvlak zorgen. Tussen deze twee extremen zit een ondernemingsraad die voor grote kwesties die veel invloed hebben op het personeel, op een gegeven moment in overleg gaat met de achterban. De OR is dan zelf vaak al een stapje verder omdat zij de organisatorische achtergrond beter kennen, maar wil dan toch ook graag horen hoe een beslissing in praktijk zal uitpakken voor de achterban.

Op verschillende afdelingen in ons bedrijf gaat gewerkt worden met pilots, deze hebben betrekking op diverse onderwerpen. Heeft onze OR hierbij advies- of instemmingsrecht?

Een pilot is in beginsel een besluit van tijdelijke aard, maar blijkt uiteindelijk regelmatig blijvende gevolgen te hebben. Het kan per situatie verschillen of er sprake moet zijn van advies- of instemmingsrecht. Het uitgangspunt hierbij is dat een pilot instemmingsplichtig is als de gevolgen van de pilot blijvend zijn of moeilijk omkeerbaar zijn. Heeft de pilot al direct gevolgen voor het personeel, dan heeft de OR instemmingsrecht. Van belang is in ieder geval dat er goede afspraken worden gemaakt over de inhoud, het doel, de duur van de pilot en het evalueren daarvan.

Onze OR vraagt zich af of de BHV binnen de onderneming wel op orde is. Wat kunnen wij doen?

Een OR kan over alle onderwerpen die in de onderneming spelen, ‘iets zeggen’. Als de OR haar twijfels heeft over (de organisatie van) de BHV, dan kan zij gebruik maken van het initiatiefecht en dit onderwerp op de agenda zetten. Daarnaast heeft de OR instemmingsrecht voor wat betreft arbeidsomstandigheden, waar de BHV aan verbonden is. Zij behoren immers de veiligheid op de werkvloer in de gaten te houden.

Door de directie van onze onderneming is een besluit genomen over een instemmingsplichtig onderwerp, zonder dat dit aan de OR is voorgelegd. Kan de OR daar iets tegen doen?

Een dergelijk besluit kan nietig verklaard worden door de OR. Dit is geregeld in artikel 27 lid 5 WOR. De OR verklaart het besluit nietig binnen een maand nadat de OR bekend werd dat de directie het besluit heeft genomen. Het besluit dient dan vervolgens te worden teruggedraaid, waardoor de rechtsgrond van het besluit komt te vervallen.

Onze organisatie wil gaan werken met een bedrijfsmaatschappelijk werker, kunnen wij als OR hier invloed op uitoefenen? Zijn werknemers verplicht om naar deze maatschappelijk werker toe te gaan of mogen ze dit op basis van privacy weigeren?

De regelingen die van toepassing worden bij de inzet van de (nieuwe) bedrijfsmaatschappelijk werker vallen onder het instemmingsrecht van de OR.

Second opinion bedrijfsarts

Sinds 1 juli 2017 heeft iedere werknemer op basis van de Arbowet recht op een second opinion bij een andere bedrijfsarts dan de bedrijfsarts die een oordeel heeft gegeven over de ziekte en/of arbeidsongeschiktheid van de werknemer. Hierover worden nogal eens vragen gesteld. In veel organisaties is hier nog geen regeling voor opgesteld en worden werknemers die om een second opinion vragen, geadviseerd een deskundigenoordeel bij het UWV te vragen. Dat is niet in lijn met de regelgeving in de Arbowet.

In contracten met arbodiensten die sinds 1 juli 2017 gesloten zijn, moet het recht van de werknemer op een second opinion zijn geregeld. Voor alle andere contracten met arbodiensten geldt dat dit vanaf 1 juli 2018 in het contract moet zijn opgenomen.

De OR heeft op grond van artikel 27 WOR instemmingsrecht waar het gaat om het contract met de arbodienst. Uw OR kan dus ook invloed uitoefenen hoe het recht van de werknemer op een second opinion bij een andere bedrijfsarts wordt opgenomen in het contract. Als in het contract niet is voorzien in een dergelijke regeling, kan de inspectie SZW een boete opleggen.

In het contract dient met betrekking tot de second opinion te zijn geregeld welke bedrijfsarts(en) door de werknemer gevraagd kunnen worden voor een second opinion. Dat kunnen bij naam genoemde bedrijfsartsen zijn, ook is het mogelijk om een arbodienst in de regeling te vermelden van wie de werknemer dan zelf een keuze kan maken voor een bepaalde arts.